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公益法人専門の税理士 いずみ会計事務所・税理士浦田泉

経理実務

マイナンバーの本人確認、職員等にも必要ですか?

【質問】
マイナンバーを取得する際には本人確認が必要とのことですが、法人の職員に対しても本人確認をしなければいけないのでしょうか?

【回答】
原則として、本人確認は必要となります。

法人の職員等であっても、本人確認は必要となります。
その場合、身元確認書類として番号カードの提示(平成28年以降に申請により発行されます)、又は通知カードと身元確認書類(免許証やパスポートなど)の提示、番号確認書類(マイナンバーが記載された住民票など)と身元確認書類の提示・・・などの方法を受けて下さい。

とはいうものの、職員等の場合は、雇用契約を締結した段階で本人であることの確認を行っているのが一般的です。
そのため、雇用関係にあることなどの事情を勘案し、人違いでないことが明らかであると個人番号利用事務実施者(国税庁など)が認める場合は、身元確認書類の提示は省略できます。

本人確認は、原則として、職員等からマイナンバーの提供を受けるたびに必要です。
ただし、2回目以降については、個人番号カードや通知カードの提示を受けることが困難な場合には、過去に本人確認を行って作成したファイルにより番号確認を行うことなども認められます。

加えて、身元確認も一般的には省略できることから、2回目以降は大きな負担にはならないと考えられます。


意外と重要!マイナンバー取得時には本人確認を!

【質問】
マイナンバーの提供を受けたとき、その番号が正しいかどうか確認する必要はありませんか?

【回答】
法人がマイナンバーの提供を受けた場合は、番号が正しいかどうかを含む「本人確認」が必要です。

番号法では、本人やその代理人からマイナンバーの提供を受けるときは、他人のマイナンバーを提供する「なりすまし行為」を防止するために「本人確認」を行うこと、とされています。

この「本人確認」は、マイナンバーが正しいかどうかの確認(番号確認)と、本人であるかどうかの確認(身元確認)の2つを行うこと、とされています。

本人からマイナンバーの提供を受ける場合の本人確認方法として、次のような方法があります。

(1)個人番号カードの提示・・・個人番号カードのみで本人確認OK
個人番号カードとは、市区町村の申請し、交付されるもので、券面に氏名、住所、生年月日、性別、マイナンバーなどが記載され、本人の写真が表示されたカードです。
このカード1枚で本人確認ができます。

(2)通知カード及び身元確認書類の提示・・・通知カード+身元確認書類
通知カードとは、本人のマイナンバー及び基本4情報(生年月日、性別、氏名、住所)が記載されたもので、平成27年10月以降、マイナンバーが付された個人全員に交付されるカードです。
通知カードには本人の顔写真などが記載されていないため、身元確認は行えないとされています。
そのため、パスポートや運転免許証などの提示もあわせて受ける必要があります。
今年の年末調整では、この方法を取る方が多いのではないかと思います。

(3)番号確認書類及び身元確認書類の提示
(1)、(2)ができない場合は、住民票の写し(マイナンバー付き)などの番号確認書類及び運転免許証などの身元確認書類の提示を受ける必要があります。

個人番号カードは平成27年10月以降に通知カードでマイナンバーが通知された後に、市区町村に申請し、平成28年1月以降、交付されることとなります。
そのため、今年の年末調整ではほとんどの方の個人カードが出来ておらず、実務的には通知カードと身元確認書類をもって本人確認をすることが多いかも知れませんね。

なお、本人確認を実施した証として、個人番号カードなどのコピーを保管することも可能です。(法律上は求められていませんので、必須ではありません)
コピーを保管する場合は、適切な安全管理措置を講じることが必要となりますのでご注意下さい。


給与計算などを外部に委託している場合の注意点-マイナンバー制度-

【質問】
当法人では、給与計算や社会保険などに関連する事務一切を外部の専門業者に委託しています。
この業者には、事務書類作成などの都合で従業員のマイナンバーを伝えることになるかと思いますが、委託する場合の注意点があれば教えて下さい。

【回答】
委託先に対しては、マイナンバーが含まれる個人情報(特定個人情報)の安全管理が図られるように、その委託先に対し「必要かつ適切な監督」を行う必要があります。

委託者(法人)は委託先(専門業者等)に対して、マイナンバーをその内容に含む個人情報(特定個人情報)の安全管理のため、番号法に基づき委託者(法人)自らが果たすべき安全管理措置と同等の措置が行われるように「必要かつ適切な監督」をしなければなりません。

「必要かつ適切な監督」とは、次の3点がポイントとなります。
(1)委託先の適切な選定
(2)委託先に安全管理措置を遵守させるために必要な契約の締結
(3)委託先における特定個人情報の取り扱い状況の把握

また、委託先が再委託を行おうとする場合は、委託者(最初の委託者=法人)の許諾を得る必要があります。
再委託が行われた場合は、最初の委託者は、委託先に対する監督を通じて、再委託先を間接的に監督することになります。


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