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公益法人専門の税理士 いずみ会計事務所・税理士浦田泉

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テレビ会議の理事会、注意点は?

【質問】
テレビ会議で理事会を行う際に何か気をつけることはありますか?

【回答】
定款や理事会運営規則の整備、理事会が、出席者が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行える環境であること、法定の議事録を作成する際に、テレビ会議で理事会が行われた旨の記録などが必要になります。

テレビ会議や電話会議で理事会や評議員会を行う場合、あらかじめ定款や理事会運営規則などに電磁的方法(Skypeやテレビ会議など)により会議を開催することが可能である定めを入れておくことが前提になります。

その上で、そのテレビ会議や電話会議が、相手方の反応がよく分かるようになっており、出席者間の協議と意見交換が自由にできるなど、出席者が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができる環境であることも重要なポイントです。

さらに、テレビ会議での理事会又は評議員会開催後、法定の議事録を作成する際に、テレビ会議システムを用いて理事会(評議員会)を開催した旨の記述や、テレビ会議システムにより、出席者の音声と映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできることが確認されたこと、その上で議案の審議に入ったこと等も記述しておきましょう。

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