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公益法人専門の税理士 いずみ会計事務所・税理士浦田泉

経理現場のお仕事

昔の書類はいつまで保存?

こんにちは!
いずみ会計の税理士の浦田です。
公益法人さんの社歴は100年級の団体もありますから、基本的に社歴の長い団体さんが非常に多いです。
さて、それぞれ団体の書類には、保存期間が定められていますね。
定款などは永年保存になりますが、永年保存でない限り、10年、7年、5年などと保存期間が定められています。
そして、保存期間を過ぎた書類は、いつ、どのように処分するのでしょうか?
私個人は、保存期間が過ぎた1年より以降に、上司の許可を具体的に得てから処分するのがよいと考えています。
保存期間が過ぎてから1年より以降、という考え方は、単に行き違いを含め、余裕をみるための考え方です。
上司の許可を得て処分、という考え方は、担当者だけで団体の書類処分を実施しないようにする、という考え方です。
稟議書などに、今回処分をする書類を具体的に列挙し、上司の承認を得ておくのが宜しいかと思います。
また処分の方法はシュレッダーあるいは溶解処分など、再利用が完全に出来ない形で実施していただきたいと思います。
いかがでしょうか?
団体の書類を全て保管していたら、やはり収納場所のことも含め、限界があります。
団体の書類は、文書取扱規程などの保存期間に従って、整理をしておきたいですね!


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