療養中で理事会に出席できない理事がいる場合の理事会開催

【質問】
理事会を開催したいのですが、1人の理事が病気療養中で理事会の会場に来ることができません。
理事会には代理人の出席や事前の電子投票などもできないと聞いておりますが、どうしても出席が困難な理事がいる場合の対処方法を教えて下さい。

【回答】
テレビ会議や電話会議などの方法により理事会に参加してもらう方法があります。
また、定款の定めにより、決議の省略（書面等での決議）という方法をとることもできます。

出席が困難な理事がいる場合は、その方にはテレビ会議や電話会議により理事会に参加してもらうという方法を取ることができます。

つまり、テレビや電話で参加する理事を含めて、発言等を随時把握でき、意見表明が相互にできるしくみになっていて、通常の理事会と同様に十分な議論が行える環境であれば、テレビ会議や電話会議により理事会を開催することができる、と考えられます。

また、決議の省略（書面等での決議）という方法をとることもできます。

定款に定めを設けることにより、理事会での決議事項につき、理事全員が同意し、かつ、監事も異議を述べないならば、書面又は電磁的方法（メールなど）により、決議をすることができます。

例えば、メールにより議案の内容を理事と監事全員に送信し、理事全員から議案に同意する旨、監事からは異議がない旨のメールを受信した場合、理事会の決議がなされたことになります。

ただし、実際に出席がなされた理事会とは異なるので、後に決議が無効とならないよう、理事等のメールによる意志の表明が本当に本人の意志に基づくものなのか電話などで確認しておくといった手段も、あわせてとっておいたほうがいいでしょう。

また、この方法による決議では、理事会の場での協議や意見交換が行われないため、重要な内容の議案に関しては、この方法による決議は避けるべきです。