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公益法人専門の税理士 いずみ会計事務所・税理士浦田泉

法人運営

社員総会の書面決議の際の議事録記載事項

【質問】
社員総会を書面決議した場合、議事録作成の際の注意点を教えてください。

【回答】
書面決議をした際は、議事録への記載事項、署名又は記名押印者の氏名が異なります。

書面決議を用いた場合については、通常の社員総会を開催した場合と比べて議事録に記載すべき事項が変わります。

通常の社員総会の場合、議事録には次の一から六のことを記載します。
一 社員総会が開催された日時及び場所(当該場所に存しない理事、監事、会計監査人又は社員が社員総会に出席した場合における当該出席の方法を含む。)
二 社員総会の議事の経過の要領及びその結果
三 社員総会における、一定の意見又は発言の内容の概要
四 社員総会に出席した理事、監事又は会計監査人の氏名又は名称
五 社員総会の議長が存するときは、議長の氏名
六 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名

一方、書面決議の場合の議事録記載事項は次のイからニのことになります。
イ 書面決議の内容
ロ イの事項の提案をした者の氏名又は名称
ハ 社員総会の決議があったものとみなされた日
ニ 議事録の作成に係る職務を行った者の氏名

また、署名又は記名押印者の氏名についても注意が必要です。
「議事録の作成に係る業務を行った者の氏名」は議事録の記載事項の一つですが、通常の社員総会の場合、議事録の作成は常務理事、あるいは事務局長等が行うことが多いかと思います。この場合、当該議事録作成の担当者が記名押印または署名を行います。
一方、書面決議の場合は議事録作成者は必ず代表理事になります。

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各議事録への署名や記名押印、どうすればいい?

【ポイント】
法人法上、社員総会、評議員会、理事会の議事録については、規定された署名又は記名押印が求められています。

各議事録への署名や記名押印、どうすればいい?

法人法上、公益法人は社員総会、評議員会、理事会(社団、財団共通)の議事録の作成が義務付けられています。
その議事録への記名・押印については、作成する議事録により取り扱いが異なります。

●理事会の議事録

理事会に出席した理事及び監事は、議事録に署名し、又は記名押印しなければならないとされています。
ただし、法人法上、定款の定めにより「議事録に署名し又は記名押印しなければならない者を当該理事会に出席した代表理事とする旨」としてもよいとされています。
定款にこの定めがある場合には、当該代表理事及び監事が署名又は記名押印すれば足りるものとします。

●社員総会及び評議員会の議事録

理事会の議事録と異なり、法令上、社員総会及び評議員会の議事録への署名又は記名押印は求められていません。
しかし、議事録の原本を明らかにし、改ざんを防止してトラブルを回避するという観点から署名又は記名押印を行うことが望ましいとされています。
ただし、定款に「社員総会(評議員会)の議事録への署名又は記名押印」の規定がある場合には、定款の定めにしたがって署名又は記名押印をすることになります。
定款で署名又は記名押印する者を規定していないときは、「議事録の作成に係る職務を行った者(=議事録作成者)」が署名又は記名押印するものとされています。
議事録作成者とは、実務上は議事録について最終的な決裁をした代表理事が行っているのが一般的ですが、定款又は理事会において議事録を作成する業務執行理事を選定することもできるとされています。

理事会の議事録と異なり、法令上、社員総会及び評議員会の議事録への署名又は記名押印は求められていません。
しかし、議事録の原本を明らかにし、改ざんを防止してトラブルを回避するという観点から署名又は記名押印を行うことが望ましいとされています。
ただし、定款に「社員総会(評議員会)の議事録への署名又は記名押印」の規定がある場合には、定款の定めにしたがって署名又は記名押印をすることになります。

定款で署名又は記名押印する者を規定していないときは、「議事録の作成に係る職務を行った者(=議事録作成者)」が署名又は記名押印するものとされています。
議事録作成者とは、実務上は議事録について最終的な決裁をした代表理事が行っているのが一般的ですが、定款又は理事会において議事録を作成する業務執行理事を選定することもできるとされています。

ちなみに、法人法上、議事録作成の際の署名か記名押印かは任意に選べることとなっています。(ただし、代表理事の登記等の際には、法人法の規定により記名押印が求められます)

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【新型コロナウイルスの影響】チケット払い戻しを放棄することで税優遇を受ける制度、「行事指定」を受けるには?

【ポイント】

チケット払い戻しを放棄することで税優遇を受ける制度は、一定の要件を満たした文化芸術・スポーツイベントで、文化庁・スポーツ庁に「行事指定」を受けたイベントが特例の対象となります。
該当するイベントの主催者の方は、行事指定について考えてみてはいかがでしょうか。

新型コロナウイルス感染症に関する政府の自粛要請を受けて、中止等を決めた文化芸術・スポーツイベントについて、チケット払い戻しを受けない(放棄する)ことを選択された方が、その金額分を「寄附」とみなし、税優遇(減税)が受けられる」制度が創設されました。

音楽コンサート、エンターテインメント、伝統芸能などの公演イベント、映画、博物館、個展、テーマ―パークなどの観覧イベント、プロスポーツの試合、マラソン大会などの参加型スポーツイベントなどが考えられますが、こうしたイベントの全てが自動的に「払い戻し放棄=税優遇が受けられる」にはなりません。
今日は、その条件をお話いたします。

対象イベントの要件は次の6つになります。
(1)文化芸術又はスポーツに関するものであること(明らかに文化芸術・スポーツ以外の目的で開催されるものは対象外)
(2)2020年2月1日から2021年1月31日までに開催された、または開催する予定であったものであること
(3)不特定かつ多数の者を対象とするもの(内輪のイベントは対象外)
(4)日本国内で開催された、または開催する予定であったもの
(5)新型コロナウイルス感染症に関する措置の影響で、現に中止・延期・規模縮小されたもの
(6)(5)の場合に払い戻しがされた、もしくはされる予定であること

これらの要件を満たしたもので、主催者が文化庁・スポーツ庁に申請し、指定を受けたイベントが対象となります。

行事指定を受けるには、文化庁・スポーツ庁のホームページからオンライン上で行います。
詳しくは、文化庁・スポーツ庁のホームページをご確認ください。

イベントを心待ちにしていた方へ、税優遇でのお返しをお考えの方は、ぜひご検討ください!

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複数の代表理事、印鑑登録はどうする?

【質問】
当法人は、理事長のほかにもう一人の代表理事がおります。
この場合、代表理事2名分の印鑑登録をしなければいけないのでしょうか?

複数の代表理事、印鑑登録はどうする?

【回答】
法律上は代表理事1名のみの印鑑登録をすればOKです。

法人に複数の代表理事がいる場合、法律上はそのうち1名のみ印鑑登録をすれば問題ありませんが、複数の代表理事の印鑑登録をしてもかまいません。

複数の代表理事の印鑑を登録しておけば、1人の代表理事が欠けたときに他の代表理事の印鑑が利用できるというメリットがあります。
一方で、代表理事の印鑑が複数あるということは、代表理事でない者が許可なく代表理事の名義を用いる(冒用)など、悪用のリスクも高まります。
これを防ぐための規定の整備や印鑑の保管などの管理上の負担が増すというデメリットもあります。

法人の実態にあわせて、複数の印鑑登録をするかどうかをお考えいただければよいでしょう!

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公益社団法人が破産申立された?!―公益社団法人徳島市観光協会

【ポイント】
公益社団法人徳島市観光協会が、債権者である徳島市から、破産手続き開始を徳島地裁に申し立てられたことが明らかになりました。

「阿波おどり」といえば、日本の夏を代表する風物詩の一つ。現在は、公益社団法人徳島市観光協会(以下、観光協会)が主催している行事です。
3月、観光協会の債権者である徳島市が、同協会の破産手続き開始を徳島地裁に申し立てたことを明らかにしました。

公益社団法人が、債権者からの破産手続き開始を申し立てられる、というのは衝撃的なニュースでした。しかも、債権者からの破産手続き申立は稀なケース(回収面でメリットがない、弁護士費用や予納金などの金銭負担が大きいなど、債権者にとってメリットが薄いため)で、よほどの事情があったことが伺えます。

徳島市の「阿波おどり事業特別会計の累積赤字の解消策等に関する調査報告書」(以下、報告書)によると、観光協会では阿波おどり事業については特別会計を組んでおり、この特別会計には平成28年度末には4億3600万円の借入残高、累積赤字が4億2,400万円ある、といいます。

    報告書によると、会計処理に関する問題点として、

  • ・複数見積契約が履行されていないと思しき事例や、支払の根拠となる関係書類が保管されていないなど、会計処理規定にのっとった処理がなされていない事例がある。
  • ・特別会計の経常費用が全て直接費により構成されており、共通費の配分がなされていないといった不適正と思われる処理が認められる。
  • などが指摘されています。

また、特別会計の執行管理状況についても

  • ・累積赤字が増加の一途をたどる状況においても、観光協会内で収支改善、累積赤字の解消に向けた議論がなされた形跡に乏しい。
  • ・阿波おどり事業の運営計画や運営方法について協議はなされているが、事業の収支均衡の実現に向けた検討(PDCAサイクルによる経営改善等)がなされていない。
  • ・中長期的な事業計画、財政計画が検討されていない。
  • といった問題点を挙げています。

徳島市は、阿波おどり事業の公益性の観点から、これまで観光協会の借入金にかかる損失補償契約を結んでいたそうです。
しかし、観光協会のこれまでの事業執行、運営管理を見るに、損失補償の趣旨に適合した運営であったとは言いがたいこと、事業執行体制上の問題点があるため、累積赤字の解消ができていないことも指摘。

平成30年3月に観光協会の指定管理契約が終了し、指定管理料が入らなくなることから、観光協会自体の組織や事業の縮小は避けられず、累積赤字解消に関する市の呼びかけにも応じていないことなどから、阿波おどり事業における観光協会と徳島市等との協力体制に懸念がある点も問題視され、今後、観光協会が累積赤字を解消しつつ、阿波おどり事業を継続していくことはきわめて困難と断じられました。

この報告書を見る限りですが、収支均衡に対する視点の欠如、不適切な会計処理、そしてそれらを正しくしようとする当事者意識の薄さが感じられました。

公益法人は、自主・独立した運営が求められる組織です。
運営事業をつつがなく実施するだけが仕事ではありません。
適正な会計処理にのっとって、法人の中長期的な事業計画、財政計画を検討すること、そのために財務諸表を有効に活用していくことも重要なのです。
法人のガバナンスを語る上で、「お金のことは全くわからない」では済まされないのだ、と改めて思いました。

このニュース、今後の動きにも注目したいです。

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定款に定める決算公告の方法は4種類

【質問】
一般社団法人を設立しようと思っています。定款に定める決算公告の方法について教えてください。ひな型を見ると「官報に掲載」となっていますが、これでいいのかよくわかりません。

定款に定める決算公告の方法は4種類
【回答】
公告の方法は4種類あり、いずれの方法を取るかを定款で定める必要があります。

一般法人法上、一般社団法人・一般財団法人は、定時社員総会、評議員会終了後遅滞なく貸借対照表(大規模法人は貸借対照表と損益計算書)を公告しなければなりません。

公告の方法は4種類です。
(1)官報に掲載
(2)時事に関する事項を掲載する日刊新聞紙に掲載
(3)法人のウェブサイト等における電子公告
(4)法人の主たる事務所の公衆の見やすい場所に提示

決算公告については、上記いずれかの方法を定款に定める必要があります。
なお、(1)と(2)については、貸借対照表等の要旨を公告すればOKですが、(3)の場合は要旨による公告はできません。

公告は毎年必要ですので、法人のやりやすい形を定款に定めておく必要があります。
ぜひご検討ください。

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「理事長」など、慣習で使っていた役職名を定款でも使えるか?

【質問】
現在、任意団体として活動していますが、一般社団法人格を取得したいと思っています。
これまでの慣習では、団体の代表を理事長とし、その他の理事を専務理事などと言っていましたが、この慣習で使っていた役職名を定款で使っても問題ないでしょうか?

【回答】

「理事長」など、慣習で使っていた役職名を定款で使うこともできます。
ただし、一般社団・財団法人法における「法律上の名称」と、定款で使用する名称がどのような関係にあるのかを、定款を読む人が分かるようにすることが必要となります。

任意団体であっても、一般法人法の規定に従い定款を作成し、公証人の認証を受け、設立時の理事、監事(及び会計監査人)を選任、その上で、主たる事務所の所在地において設立の登記をすることによって一般社団法人・一般財団法人を設立することができます。

その際、これまで慣習的に使ってきた「理事長」や「専務理事」という名称を定款でも使えるかどうか、気になるところです。
結論から言うと、使用しても問題はありません。ただし、「理事長」や「専務理事」が、一般法人法におけるどのような役割なのかを明確にする必要があります。

ご相談の件を使って具体的に言いますと、定款で使っている「理事長」という名称の人が、一般法人法における「代表理事」(法人を代表する理事)に該当するのか否かを、定款を読む人が分かるようにすべきです。

同様に、定款で「専務理事」という名称を使用した場合は、定款で使っている「専務理事」という名称の人が、一般法人法における「代表理事」に該当するのか否か、「業務を執行する理事」(法人の業務を執行する権限を有する理事)に該当するのか否か、それとも「理事」に該当するのか否か、といった点を、定款を読む人が分かるようにすべきです。

もし、代表権のない者に対して、法人を代表する権限を有するかのような紛らわしい名称(例えば「理事長」のような名称)をつけた場合には、その者がした行為については、たとえその者に法人を代表する権限がなかったとしても、法人は善意の第三者に対してその責任を負わなければなりません。
そのためにも、慣習で使ってきた職名が、一般法人法に規定するどのような役割の者なのかを明確にすることは重要なのです。

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代表理事でない理事長の責任は?

【質問】
当法人には、代表理事のほかに、平理事の「理事長」がおります。
この「理事長」の責任について教えてください。

代表理事でない理事長の責任は?

【ポイント】

代表理事でない者が、理事長など、権限を有するものと一般的に認められるような名称を付した場合、法人はこの理事がした行為について、善意の第三者に対してその責任を負うことになります。

代表理事ではない者が、権限を有するものと一般的に認められるような名称(理事長など)を付した場合、法人はこの理事がした行為について、善意の第三者に対してその責任を負うことになります。
これは、業務執行理事でない者に、専務理事、常務理事などの名称を付した場合も同様の取り扱いとなります。

ざっくりいうと、第三者から見て「この人は法人の理事(代表理事)なのね」と誤解を与えるような名称については注意が必要だ、ということです。

とはいえ、処遇のために一定の肩書きをつけたい、ということもあるかと思います。
そのような場合は、「名誉会長」「特別顧問」など、この定めに触れないような名称をつけることをオススメいたします。
また、定款の記載方法などに注意点もありますので、どのような名称がよいか、迷ったときは、専門家までご相談ください。
いずみ会計でも、ご連絡いただけましたら公益法人に関する法令に詳しい弁護士のご紹介が可能です。

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評議員も注意!善管注意義務と損害賠償責任

【質問】
評議員は善管注意義務を負うのでしょうか?

評議員も注意!善管注意義務と損害賠償責任

【回答】
すべての評議員は、法人に対して善管注意義務を負います。
この義務に違反し、法人に損害を与えた場合は、任務を怠ったものとして、法人に対し損害賠償責任を負うことになります。

すべての評議員は、法人に対して、善管注意義務を負います。
もし、評議員がこの義務に違反し、法人に損害を与えた場合、任務を怠ったものとして、法人に対し損害賠償責任を負うことになります。

善管注意義務とは、「善良なる管理者としての注意義務」の略で、法人の管理者として一般に期待される水準の注意義務のことを言います。

また、悪意又は重大な過失により(=義務違反に該当する事実を知りながら、又は重大な不注意によってしらずに)任務を怠り、第三者に損害を与えた場合には、その第三者に対して損害賠償責任を負うことにもなります。

評議員は、評議員会(理事会を監督する立場の機関)のメンバーとして、評議員会に出席し、評議員会での議題・議案に関して検討を行い、適切に議決権を行使していくことが主な仕事になります。
理事のように法人の業務執行を行う立場ではなく、また監事のようにある程度独立して理事の業務執行等を監査するための各種権限を持つわけでもありませんので、評議員がその任務を怠って法人や第三者に損害賠償責任を負う局面は、理事や監事に比べて少ないように思います。

しかし、善管注意義務などは無視してよい、ということではありませんので、しっかり務めていただければ、と思います!
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行政機関からの受託事業は公益目的事業になるの?

【質問】
行政機関から受託した事業は、公益目的事業と認められますか。

【回答】
行政機関からの受託事業であっても、それだけで直ちに公益目的事業ということにはなりません。

公益目的事業か否かについては、
・認定法別表各号のいずれかに該当するか、
・不特定かつ多数の者の利益の増進に寄与するものとなっているか
という2点について、公益認定等委員会で判断することとなります。

そのため、行政機関からの受託事業であっても、それだけで直ちに公益目的事業ということにはなりません。(単純な業務委託の場合、公益目的事業に該当しないこともあります)

また、行政機関からの受託か否かを問わず、営利企業と競合しているような事業の場合であっても、例えば、通常の営利企業では採算割れする等の理由で提供しないサービスのように、その法人の事業がなければ、社会的弱者等がサービスを利用することが困難となるような場合は、一般的に公益性が高いと考えられます。

公益目的事業かどうか、は、行政から受託した事業かどうかは問題ではなく、事業の内容で判断されるもの、とお考えいただければと思います。

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代表理事の方、理事会で職務執行内容を報告していますか?

【ポイント】
代表理事は、原則として3ヶ月に1回以上、自己の職務の執行状況を理事会に報告しなければなりません。

代表理事の方、理事会で職務執行内容を報告していますか?

代表理事は、定期的に理事会で自己の職務執行の状況を報告する必要があります。
原則として3ヶ月に1回以上ですが、定款で毎事業年度に4ヶ月を超える間隔で2回以上その報告をしなければいけないと定めた場合は、定款によります。

代表理事が行う報告の内容は、法律上「自己の職務執行の状況」とされており、具体的な内容までは規定されていません。
ただ、法人における各理事は、善管注意義務を負っており、他の理事に対する監督・監視義務も負っています。
理事に対する監督・監視を実効的なものとするために、代表理事の報告は、単なる形式的な職務執行の内容報告だけでなく、これらの監督・監視を全うするに足る内容であることが求められるでしょう。

ちなみに、毎月理事会が開かれている法人であれば、毎回の報告は不要で、3回に1回の割合で報告を行えばOK(定款の定めがある場合は、それによる)となります。

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事業報告書等の作成・提出等が、熊本地震のためできなかった公益法人の皆様へ

【ポイント】
熊本地震発生日以後に法令に規定されている履行期限が到来する義務であって、熊本地震によりその義務が履行できなかったものについて、その不履行の責任が問われることが猶予されることとなりました。

事業報告書等の作成・提出等が、熊本地震のためできなかった公益法人の皆様へ
このたび、政府は「平成28年熊本地震による災害についての特定非常災害及びこれに対し適用すべき措置の指定に関する政令」を公布、施行しました。
これにより熊本地震発生日(4月14日)以後に法令に規定されている履行期限が到来する義務であって、熊本地震によりその義務が履行できなかったものについて、その不履行に係る行政上及び刑事上(過料に係るものを含む)の責任が問われることが猶予されることとなりました。

例えば、公益法人においては、
・事業計画書等の作成・備置(公益認定法21条1項)
・事業報告等の作成・備置(公益認定法21条2項)
・事業計画書等の行政庁への提出(公益認定法22条1項)
・事業報告等の行政庁への提出(公益認定法22条1項)
・解散の届出(公益認定法26条1項)
などについて、
また、公益目的支出計画を実施中の移行一般法人においては
・公益目的支出計画実施報告書の提出
・公益目的支出計画実施報告書の作成・備置
等が該当します。

なお、期限までに履行できなかったものの免責期間は、平成28年7月29日までとなっておりますのでご注意ください。

詳しくは担当の行政庁、内閣府大臣官房公益法人行政担当室、税理士等の専門家までお問い合わせください。
最後になりますが、被災された皆様には心よりお見舞い申し上げます。


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