定時社員総会でインターネットの議決権行使をする場合

【質問】

社団法人（公益社団法人、一般社団法人）で定時社員総会で社員にインターネットでの議決権行使を認めたいと思っていますが、どのような準備が必要になりますか？

【回答】

理事会決議（又は理事の協議）による合意を経た後、インターネットによる議決権行使ができる旨を記載した招集通知を社員総会参考資料とともに、書面等で送付します。

一口に「インターネットによる議決権行使をする」といっても、いろいろなパターンが考えられます。
よくあるケースが、議決権行使画面をウェブサイトに掲載し、アクセスしてもらって議決権を行使する方法や電子メールで議決権を行使する方法などが考えられます。

このような、インターネットによる議決権行使のための準備として、次のようなことが必要となります。

（１）理事会の決議

社員総会に出席することができない社員が電磁的方法によって議決権を行使することができる旨を、社員総会の招集を決定する理事会決議（理事会がおかれていない社団法人については理事の協議）によって決定することが、第一の条件です。

（２）召集通知への記載

社員総会の日の２週間前までに召集通知（と社員総会参考資料）を発します。この通知に、電磁的方法による議決権行使ができる旨を記載します。
議決権行使画面をウェブサイトに掲載している法人の場合、召集通知を送る際に、その議決権行使を行なうウェブサイトのアドレス、アクセスに必要なID、パスワード等を送付することが多いようです。
なお、召集通知は書面により行なうものとされていますが、社員の承諾を得て一定の要件の下で電磁的方法（電子メール等）によることも可能です。

こうした準備を行なったうえで、社員総会の日時の直前の業務時間の終了時までに、議決権行使書面に記載すべき事項を電磁的方法により社員から法人に提出してもらいます。
ただし、社員総会の直前まで受け付けていると実務的に間に合わないこともあります。
その場合は、議決権行使の期限について、社員総会の招集を決定する理事会決議等によって定めることとなり、召集通知を発した日から２週間を経過した日以後の特定の日とすることもできます。