社員総会の書面決議の際の議事録記載事項

【質問】
社員総会を書面決議した場合、議事録作成の際の注意点を教えてください。

【回答】
書面決議をした際は、議事録への記載事項、署名又は記名押印者の氏名が異なります。

書面決議を用いた場合については、通常の社員総会を開催した場合と比べて議事録に記載すべき事項が変わります。

通常の社員総会の場合、議事録には次の一から六のことを記載します。
一　社員総会が開催された日時及び場所（当該場所に存しない理事、監事、会計監査人又は社員が社員総会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）
二　社員総会の議事の経過の要領及びその結果
三　社員総会における、一定の意見又は発言の内容の概要
四　社員総会に出席した理事、監事又は会計監査人の氏名又は名称
五　社員総会の議長が存するときは、議長の氏名
六　議事録の作成に係る職務を行った者の氏名

一方、書面決議の場合の議事録記載事項は次のイからニのことになります。
イ　書面決議の内容
ロ　イの事項の提案をした者の氏名又は名称
ハ　社員総会の決議があったものとみなされた日
ニ　議事録の作成に係る職務を行った者の氏名

また、署名又は記名押印者の氏名についても注意が必要です。
「議事録の作成に係る業務を行った者の氏名」は議事録の記載事項の一つですが、通常の社員総会の場合、議事録の作成は常務理事、あるいは事務局長等が行うことが多いかと思います。この場合、当該議事録作成の担当者が記名押印または署名を行います。
一方、書面決議の場合は議事録作成者は必ず代表理事になります。