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理事会/評議員会はWeb会議やテレビ会議でも開催できます

【質問】
新型コロナウイルス感染拡大防止のため、理事会に理事を集めることなく、Web会議により開催しようと思っておりますが、可能でしょうか?

【回答】
理事会や評議員会は、出席者が一堂に会するのと同等に相互に十分議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより開催することができます。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、各種のイベントや興行などをはじめとする「人が集まる」催しの中止・延期が相次いでいます。
重要な会議もこの例外ではなく、中止や延期を検討されている方もいらっしゃるかと思います。

しかし、決算期が近づいている法人にとっては、理事会や評議員会の開催は法律上求められているものであり、悩ましい問題の一つではないかと思います。

法人法上、理事会/評議員会は、出席者が一堂に会するのと同等に相互に十分議論できる環境であれば、Web会議、テレビ会議、電話会議などにより開催することができます。
これは、実際の会議同様に出席者間の協議と意見交換が自由にでき、相手方の反応がよく分かるようになっている場合(各出席者の音声や映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組みになっている)であれば「出席者が一堂に会するのと同等に相互に十分議論ができる環境」と認められます。

なお、Web会議等により理事会/評議員会を行った場合は、議事録作成の際の注意点があります。
例えば、Web会議で理事会/評議員会を開催した場合、Web会議システムを用いて理事会/評議員会を開催した旨の記述や、Web会議により出席者の音声と映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いに確認できる仕組みとなっていることが確認されて議案の審議に入った旨の記述をするとよいでしょう。

内閣府では「今般の新型コロナウイルス感染症に伴う影響のように、やむをえない事由により、当初予定していた時期に開催できない場合、その状況が解消された後合理的な期間内に開催していただければ、行政庁としては、今般の状況を斟酌して対応いたします。」としていますが、この機会にWeb会議等による開催も検討してみてはいかがでしょうか。

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