社員総会の議決権行使(当日欠席の方々)

こんにちは！
いずみ会計の税理士の浦田です。
これから年度末にむけて、理事会や社員総会が多くの団体で開催されると思います。
今回は特例民法法人の社員総会での議決権行使の話をします。
ご承知のとおり、社員総会の議決権行使にあたっては、
本人が総会に出席する方法
書面委任状にて議案の賛否を記載する方法
などがあります。
当初は出席予定だった方が、「やむを得ない事情」にて欠席する場合もあるかと思います。
当初は出席予定でしたが、当日は残念ながら、社員総会の出席が出来なくなった場合も、運営であるかと思います。
では、これらの方々の議決権行使はどうすればよいでしょうか。
今回出席予定であったが、「やむを得ない事情により」欠席した方々に、書面委任状の提出をご相談しましょう。
そして、状況説明の上で、議案に対する賛否を書面にて提出していただきましょう。
何かご意見があれば、その書面に記載していただきましょう。
この書面委任状の提出について、私は議決権行使と考えます。
これから、理事会や社員総会が多く開催されるシーズンです。
状況を勘案しながら、柔軟な検討が必要と思います。