増え続ける領収書や請求書のファイル、何とかできないの？！

【質問】
領収書や請求書のファイルが大量にありすぎて困っています。何かいいアイデアはありませんか？

【回答】
各法人での検討課題は多いですが、国税関係書類の保存方法の一つとして「電子帳簿保存法によるスキャナ保存」という方法があります。

領収書や請求書、見積書等の国税関係書類の保存方法の一つとして「電子帳簿保存法によるスキャナ保存」というものがあります。
国税関係書類について、真実性・可視性を確保するため、一定の要件の下、スキャナによる保存（スキャナを利用して作成された電磁的記録による保存）を認めるものです。

平成27年度の税制改正で初めての要件緩和等が行われました。主なポイントは以下の通りです。

1. （１）スキャナ保存の対象となる国税関係書類の範囲

   これまで、契約書・領収書等の国税関係書類については、その記載された金額が３万円未満のものに限りスキャナ保存の対象となっていましたが、今回の改正により金額に関わらず全てスキャナ保存の対象となりました。

2. （２）スキャナ保存要件の緩和など

   スキャナ保存の際に必要とされていた電子証明が不要になります。（ただし、電子署名を廃止した一方で、タイムスタンプを付すことが必要となりました。）
   また、保存要件を緩和する一方で、いわゆる「適正事務処理要件」を満たす必要があります。

3. （３）適時入力方式に係る要件の緩和など

   見積書などの一般書類をスキャナ保存する際に白黒階調（いわゆるグレースケール）による読み取りが認められるようになり、書類の大きさ情報の保存も不要になりました。

ただし、注意点もいくつかあります。

まず、改正後の要件でスキャナ保存をするためには、電子データの保存により書類の保存に代える３カ月前の日までに「申請書」を提出する必要があります。
つまり、申請書を提出して３カ月経ってからでないとスキャナ保存ができないのでご注意下さい。
既にスキャナ保存の承認を受けている書類であっても、平成27年９月30日以後に「申請書」を提出して承認を受けない場合、従来の要件で保存することになりますので、あわせてご注意下さい。

次にタイムスタンプ。
タイムスタンプをシステムに導入することはそれほど難しくないのですが、タイムスタンプは認定業者でなければ発行できないしくみになっており、タイムスタンプを付すためには外部委託するしか方法がありません。
当然、書類の量に応じてコストもかかります。（１枚いくら、のようなカウントのところが多いかと思います。）

また、たまった１年分などをまとめてスキャン委託し、電子化した後で原始帳票類を破棄するなどの運用は、今のところ認められていないため、事務的な効率についても考えなければいけません。

スキャナ保存は便利ですが、コストや事務負担など、総合的に判断した上で導入することをオススメします。