リモート理事会、評議員会の開催に当たっての留意点

【ポイント】
理事会や評議会をリモート（Web、テレビ、電話会議など）で開催することは、出席者が一堂に会するのと同等の環境下で十分な議論ができることを条件に認められています。議決権は通常の議決権行使と同様に行われ、議事録にはリモートにより開催した旨を記載します。

新型コロナウイルス感染症の影響により、役員が一堂に会する事態を避け、理事会や評議員会（以下「理事会等」）をWeb、テレビ、電話などを利用してリモート（遠隔）により開催することを検討している法人もあるかと思います。
では、理事会等をリモートで開催する場合、どのような点に注意すればよいでしょうか？

リモート理事会等については、「遠方に所在する等の理由により現に理事会の開催場所に赴くことができない理事が当該理事会決議に参加するための方策として、Web会議、テレビ会議、電話会議などの方法による会議をすることも可能」（「公益法人制度等に関するよくある質問（FAQ）」より）とされています。

リモート理事会が成立する条件は、「出席者間の協議と意見交換が自由にでき、相手方の反応がよく分かるようになっている」場合は、「Web会議、テレビ会議、電話会議などの方法で理事会や評議員会を開催することも許容される」とされています。
「出席者間の協議と意見交換が自由にでき、相手方の反応がよく分かるようになっている」場合とは、各出席者の音声や映像が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる仕組みになっており、出席者が一堂に会するのと同等の相互に充分な議論を行うことができるという環境のことをいいます。
そのため、リモート理事会等の開催に当たっては、運用前のテストをして音声や映像がスムーズに流れるかなど、事前に環境の整備をしっかりと行うことが必要になります。発言する場合のルールなども定めておきましょう。

リモートにより開催された理事会等での議決権の行使は、通常の議決権行使と同様に考えて問題ありません。
リモート理事会等を開催した場合の議事録には、リモート（Web会議システム、電話会議など具体的なシステム名も明記する）で理事会等を開催した旨、適時的確な意見表明が互いにできる仕組みとなっていることが確認されて、議案の審議に入った旨の記述をしてください。