社員総会は書面等による議決権行使ができます

【質問】
新型コロナウイルス感染拡大防止のため、一堂に会する社員総会を行わないことを検討しています。その場合、書面等によって議決権行使をすることは可能でしょうか？

【回答】
社員総会において書面、電磁的方法による議決権行使が認められています。

新型コロナウイルス感染拡大防止のため、各種のイベントや興行などをはじめとする「人が集まる」催しの中止・延期が相次いでいます。
重要な会議もこの例外ではなく、中止や延期を検討されている方もいらっしゃるかと思います。
特に決算期を控えた法人の中には、社員総会を開催すべきかどうか、検討されている方もいらっしゃるかと思います。

社員総会において書面（または電磁的方法）によって議決権を行使できることとするかについては、理事会（理事会を設置していない社団法人の場合は理事、また社員が社員総会を招集する場合は当該社員）が、社員総会を招集するときに定めることとされています。
つまり、法人法上「書面や電磁的方法による決議が認められている」と解釈することができます。

内閣府では「今般の新型コロナウイルス感染症に伴う影響のように、やむをえない事由により、当初予定していた時期に開催できない場合、その状況が解消された後合理的な期間内に開催していただければ、行政庁としては、今般の状況を斟酌して対応いたします。」としていますが、場合によっては書面や電磁的方法による決議を積極的に活用することも検討してみてはいかがでしょうか。