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各議事録への署名や記名押印、どうすればいい?

【ポイント】
法人法上、社員総会、評議員会、理事会の議事録については、規定された署名又は記名押印が求められています。

各議事録への署名や記名押印、どうすればいい?

法人法上、公益法人は社員総会、評議員会、理事会(社団、財団共通)の議事録の作成が義務付けられています。
その議事録への記名・押印については、作成する議事録により取り扱いが異なります。

●理事会の議事録

理事会に出席した理事及び監事は、議事録に署名し、又は記名押印しなければならないとされています。
ただし、法人法上、定款の定めにより「議事録に署名し又は記名押印しなければならない者を当該理事会に出席した代表理事とする旨」としてもよいとされています。
定款にこの定めがある場合には、当該代表理事及び監事が署名又は記名押印すれば足りるものとします。

●社員総会及び評議員会の議事録

理事会の議事録と異なり、法令上、社員総会及び評議員会の議事録への署名又は記名押印は求められていません。
しかし、議事録の原本を明らかにし、改ざんを防止してトラブルを回避するという観点から署名又は記名押印を行うことが望ましいとされています。
ただし、定款に「社員総会(評議員会)の議事録への署名又は記名押印」の規定がある場合には、定款の定めにしたがって署名又は記名押印をすることになります。
定款で署名又は記名押印する者を規定していないときは、「議事録の作成に係る職務を行った者(=議事録作成者)」が署名又は記名押印するものとされています。
議事録作成者とは、実務上は議事録について最終的な決裁をした代表理事が行っているのが一般的ですが、定款又は理事会において議事録を作成する業務執行理事を選定することもできるとされています。

理事会の議事録と異なり、法令上、社員総会及び評議員会の議事録への署名又は記名押印は求められていません。
しかし、議事録の原本を明らかにし、改ざんを防止してトラブルを回避するという観点から署名又は記名押印を行うことが望ましいとされています。
ただし、定款に「社員総会(評議員会)の議事録への署名又は記名押印」の規定がある場合には、定款の定めにしたがって署名又は記名押印をすることになります。

定款で署名又は記名押印する者を規定していないときは、「議事録の作成に係る職務を行った者(=議事録作成者)」が署名又は記名押印するものとされています。
議事録作成者とは、実務上は議事録について最終的な決裁をした代表理事が行っているのが一般的ですが、定款又は理事会において議事録を作成する業務執行理事を選定することもできるとされています。

ちなみに、法人法上、議事録作成の際の署名か記名押印かは任意に選べることとなっています。(ただし、代表理事の登記等の際には、法人法の規定により記名押印が求められます)

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